Un cabinet de conseil international déploie un dispositif d’hospitality management sur 8 sites en France

Les enjeux de notre client

Acteur mondial du conseil et de la transformation technologique, ce cabinet international souhaitait renforcer l’expérience collaborateur sur l’ensemble de ses sites en France, en proposant un accueil premium et des services homogènes, quelque soit le lieu de travail.

Présent sur plusieurs implantations majeures, notamment en Ile-de-France (3 sites), mais aussi à Nantes, Brest, Lyon, Sophia Antipolis et Toulouse, le groupe faisait face à un enjeu organisationnel important : harmoniser les standards d’accueil et piloter efficacement les services sur des sites multiples et très fréquentés ainsi qu’optimiser les coûts énergétiques grâce à un meilleur suivi de l’occupation des espaces.

L’objectif était double : améliorer la qualité d’expérience sur site pour les collaborateurs et visiteurs, tout en optimisant la gestion opérationnelle des espaces, notamment les salles de réunion et les services associés.

Dans un contexte de transition de prestataire et de calendrier particulièrement serré, le client recherchait un partenaire capable de déployer rapidement une organisation robuste et flexible, tout en élevant le niveau de service et d’hospitalité sur l’ensemble de ses sites.

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Un dispositif d'hospitality management déployé à grande échelle

Circles a su répondre en un temps record grâce à l’implication des ressources humaines, de l’équipe opérationnelle et de la direction, pour en 4 semaines, recruter et former 19 collaborateurs et démarrer le service sur 8 sites en simultané.

Au sein de l’équipe, 13 personnes sont dédiées à l’hospitality management, avec une organisation structurée autour de fonctions clés : Hospitality Managers, Office Managers et Hospitality Officers.

Ce dispositif permet d’assurer un pilotage opérationnel cohérent sur l’ensemble des sites, tout en adaptant les services aux spécificités locales.

Les équipes Circles interviennent notamment sur :

• L’hospitality et l’accueil premium, avec un accueil personnalisé et des services harmonisés sur l’ensemble des sites.
• La gestion des salles de réunion, incluant la préparation des espace, la mise en place des prestations de catering et l’accompagnement logistique des événements internes.‍
• Le suivi opérationnel des espaces, avec des tournées régulières des étages, le comptage quotidien des présences et la production de reporting permettant d’optimiser l’utilisation des espaces et les coûts     énergétiques.
• La gestion des consommables, tels que les stocks de café ou de papier, afin de garantir la continuité des services.

Une coordination élargie incluant les services techniques

Au-delà des missions d’hospitality, Circles assure également le pilotage d’une équipe de 6 factotums, intervenant sur l’ensemble du périmètre France.

Ces équipes assurent notamment :

• La maintenance de premier niveau,
• La gestion logistique des espaces,
• L’accompagnement opérationnel des salles de réunion et espaces événementiels répartis sur les différents sites.

Cette coordination permet de garantir un fonctionnement fluide des espaces et une réactivité accrue face aux besoins du quotidien.

Afin de garantir un haut niveau de professionnalisme et de sécurité, les collaborateurs ont été formés via la Circles Academy et ont également suivi des formations aux premiers secours (SST) ainsi qu’aux habilitations électriques H0B0.

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‍Un déploiement structuré à l'échelle nationale

Déployé récemment sur plusieurs implantations en France, ce dispositif d’hospitality management et de services associés illustre la capacité de Circles à mobiliser rapidement les équipes et à structurer une organisation opérationnelle à grande échelle.

• 8 sites opérés en France, répartis sur plusieurs grandes métropoles
• ‍19 collaborateurs Circles recrutés et formés en 4 semaines (incluant le management de 6 factotums), pour assurer l’accueil et le pilotage des services

Une expérience unifiée au service de la performance et de l’attractivité

Dans la continuité de ce déploiement, le client a rapidement renouvelé sa confiance en confiant à Circles l’ouverture d’un nouveau site, ainsi que le renforcement des équipes sur un autre périmètre, confirmant la pertinence des services mis en place.

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