Un acteur international des services transforme son siège francilien en vitrine de l’expérience collaborateur

Les enjeux de notre client

Acteur mondial des services, ce groupe international a engagé une transformation ambitieuse de son siège basé en Île-de-France afin d’en faire un véritable site pilote et une vitrine de son savoir-faire.

Ce projet s’est accompagné de travaux de modernisation et de reconfiguration des espaces, avec la création de nouveaux lieux de restauration (restaurant d’entreprise, cafétéria, restaurant premium dédié aux déjeuners VIP et aux événements, table du Président), et d’espaces pour le bien-être et le sport.

Avec plus de 300 collaborateurs sur site et de nombreux visiteurs nationaux et internationaux chaque semaine, l’enjeu était stratégique : moderniser les espaces, simplifier les parcours collaborateurs et visiteurs, et proposer une expérience premium, fluide et incarnée à chaque étape de la journée.

Dans ce contexte, le groupe recherchait un partenaire de confiance pour piloter l’expérience sur site en terme d’accueil, hospitality management, conciergerie, animation de communauté et solutions bien-être, et ceci en coordination étroite de l’ensemble des autres services présents (restauration, espaces premium, salle de sport, hub IT).

L’ambition : faire du siège un véritable flagship de l’expérience collaborateur et visiteur, à la hauteur du rayonnement international du groupe.

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Une offre intégrée d’hospitality management pour une expérience 360°

Pour répondre à ces enjeux, Circles déploie sur site une équipe dédiée, composée de quatre experts : un Hospitality Manager, deux Hospitality Officers et un Community Manager.

Ensemble, ils pilotent et orchestrent l’ensemble des services, afin de garantir une expérience exigeante et parfaitement coordonnée, articulée autour de quatre piliers complémentaires.

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Hospitality management & accueil premium

Véritable point d’entrée de l’expérience sur site, l’hospitality manager constitue le premier contact entre le siège et ses collaborateurs comme ses visiteurs. Circles y déploie une approche structurée et qualitative, pensée pour conjuguer exigence opérationnelle et qualité relationnelle. Cette mission s’articule notamment autour des dimensions suivantes :

• Accueil et accompagnement des visiteurs et collaborateurs, incluant la gestion des accès et des badges (temporaires et permanents), ainsi que l’organisation des visites et l’accompagnement des VIP.
• Gestion des flux et des services associés, tels que le vestiaire, le parking visiteurs, les réservations de taxis et la coordination des livraisons.
• Animation et le pilotage des espaces d’accueil, avec la gestion du salon et des espaces café, le suivi des indicateurs de fréquentation, le reporting qualité et la gestion des situations d’urgence.

L’objectif : garantir une expérience professionnelle, chaleureuse et sans friction, dès l’entrée sur site.

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Conciergerie d’entreprise hybride

Véritable levier de qualité de vie au travail, la conciergerie, contribue à simplifier le quotidien des collaborateurs en leur proposant des services accessibles, pratiques et adaptés aux nouveaux modes de travail hybrides.

• Conciergerie digitale avec casiers connectés pour le dépôt et le retrait simplifiés des prestations (pressing, cordonnerie, colis)
• Mini-boutique sur site, proposant des produits utiles au quotidien ou des cadeaux d’appoint.

Une offre de services pensée pour réduire la charge mentale des collaborateurs et libérer du temps à forte valeur ajoutée.

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Community management & animations sur site

Pour renforcer l’engagement et créer une véritable dynamique collective, Circles a conçu un programme d’animations hebdomadaires incluant :

• Animations thématiques (quiz, temps forts, journées thématiques)
• Pop-up solidaires et des collectes en partenariat avec des associations.

Le siège devient ainsi un lieu vivant et fédérateur, favorisant la cohésion, l’engagement et le sentiment d’appartenance.

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Bien-être & services à la personne

Pour compléter le dispositif, Circles opère une gamme de services bien être accessible sur réservation :

• Fauteuils massant
• Prestations esthétiques (manucure, coiffure, barbier…)
• Ostéopathie

En complément des infrastructures modernes du site (restaurants, cafétéria, salle de sport avec des cours réguliers, IT Bar et espaces événementiels premium), ces services s’intègrent dans un écosystème global coordonné par Circles, contribuant à faire du bureau un environnement cohérent, attractif et pleinement aligné avec l’expérience souhaitée par le groupe.

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Des résultats tangibles

Déployée dansun environnement exigeant et à forte visibilité internationale, cette offreintégrée a des résultats mesurables, à la fois en termes d’usage, de satisfaction et d’impact organisationnel. Sa mise en place a déjà permis de générer des bénéfices significatifs pour le siège :

• 1 200 services délivrés en un an
• 94% de taux de satisfaction collaborateurs
• 45 animations organisées en un an
• 11 200 visiteurs pris en charge en 2025

Une expérience unifiée au service de la performance et de l’attractivité

Ce projet illustre comment une approche intégrée de l’hospitality est une brique essentielle pour aider à transformer un siège social en destination choisie pour les collaborateurs internationaux de filiales basées à l’étranger et pourceux qui fréquentent le site quotidiennement.

Cette collaboration confirme la capacité de Circles à piloter des environnements complexes et à forte visibilité, en alliant hospitalité, services pratiques, animation de communauté et bien-être, dans une logique cohérente et exigeante.

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Témoignages de nos membres

« Très bons services, avec un personnel particulièrement aimable et disponible. C’est vraiment très appréciable au quotidien. » - Un membre Circles ayant effectué un achat à la mini-boutique.

« C’est vraiment agréable d’être accueilli chaque matin avec le sourire. On sent une vraie attention portée aux collaborateurs et aux visiteurs, et ça fait toute la différence. » - Un membre Circles

« Je n’aurais jamais réussi à faire livrer des fleurs en moins de deux heures ! Bravo et merci. » - Un membre Circles ayant utilisé les services de conciergerie.

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Pour aller plus loin