Le nouveau siège social transforme l'expérience des employés avec une augmentation de 48 % du taux d'occupation
Le contexte :
En 2021, une entreprise de télécommunications américaine a ouvert son nouveau siège social à Dallas, au Texas, dans le but d'établir une culture d'entreprise moderne et post-pandémique. Ce nouveau bureau de 400 personnes a été conçu de manière « hôtelière », en mettant délibérément l'accent sur une atmosphère accueillante, des postes de travail individuels flexibles et des espaces de réunion dynamiques. Leurs principaux objectifs étaient clairs : inciter les employés à revenir au bureau, créer une expérience fluide et engageante, offrir une expérience haut de gamme aux employés et améliorer l'interaction, l'adaptabilité et l'efficacité sur le lieu de travail. Cependant, leur infrastructure existante n'était pas équipée pour fournir l'expérience de service fluide et interactive nécessaire pour soutenir l'évolution de leur modèle de travail, ce qui créait des défis potentiels liés au retour au bureau en plus grand nombre d'employés.
La solution Circles :
En collaboration avec les équipes chargées de l'expérience en milieu de travail et des achats des clients, Circles a développé une solution complète comprenant :
- Aligner les principaux points de contact opérationnels pour améliorer l'expérience des employés et optimiser l'efficacité du lieu de travail
- Rationalisation des procédures opérationnelles du site pour garantir la fluidité des opérations de bureau, améliorant à la fois le confort des employés et la fonctionnalité du lieu de travail
- Élaboration de procédures opérationnelles normalisées (SOP) pour la réception, la gestion des visiteurs, les protocoles relatifs aux événements, la configuration des salles de réunion, les interventions d'urgence, la signalisation, les services de garde-manger, les opérations du site, la gestion du courrier et les normes de restauration
- Nommer un directeur de centre de conférence expérimenté pour diriger l'équipe, en favorisant une culture de service axée sur l'accueil
- Organiser une formation approfondie du personnel afin d'intégrer sa culture et ses valeurs à nos normes hôtelières élevées, en veillant à ce que des niveaux de service exceptionnels soient constamment maintenus
- Gérer les équipements et les communications sur place pour promouvoir l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée et le bien-être des employés
Le résultat :
En 2024, nous avons géré avec succès 117 événements en interne, garantissant une exécution fluide et un engagement élevé. 86 % des personnes interrogées ont qualifié leur expérience d' « exceptionnelle ». En nous associant à un fournisseur de Circles, nous avons optimisé les opérations de restauration, réduisant ainsi de 35 % les coûts quotidiens des subventions alimentaires. Nos efforts visant à améliorer l'intégration des nouveaux employés et les expériences de visite ont créé un environnement accueillant et engageant, les nouveaux candidats ayant attribué une note impressionnante de 4,75 sur 5 à leur expérience d'entretien de bureau. En outre, nous avons renforcé les communications sur le site et les services d'agrément, ce qui a considérablement amélioré le confort sur le lieu de travail et la satisfaction des employés, entraînant une augmentation de 48 % du taux d'occupation des bureaux entre 2023 et 2024.
