Your privacy is very important to us. We have developed this Data Protection Policy in order for you to understand how we collect, use, store, share, transmit, transfer, delete or otherwise process (collectively “process”) your Personal Data. This Local Data Protection Policy describes the measures we take to ensure the protection of your Personal Data. We also tell you how you can reach us to answer any questions you may have about data protection.

Scope
‍
The Local Data Protection Policy applies to the global organization of Circles entities (hereinafter designated as “Circles”) for all dimensions and activities, in all geographies where we operate when European data protection law, namely the General Data Protection Regulation (or “GDPR”), Data Protection Act 2018 apply. This policy applies to the Processing of Personal Data collected by Circles, directly or indirectly, from all individuals including, but not limited to Circles’ current, past or prospective job applicants, employees, clients, consumers, children, suppliers/vendors, contractors/subcontractors, shareholders or any third parties, with “Personal Data” being defined as any data that relates to an identified or identifiable individual or a person who may be identified by means reasonably likely to be used.

In this Policy, “you” and “your” means any covered individual. “We”, “us”, “our” and “Circles” means the global organization of Circles entities.

Collection and processing use of your Personal Data

‍Compliance with the European data protection law and any additional applicable data protection local law
We are committed to complying with any applicable legislation relating to Personal Data and we shall ensure that Personal Data is collected and processed in accordance with provisions of the European data protection law and other applicable local law, if any.

Lawfulness, fairness and transparency
We do not collect or process Personal Data without having a lawful reason to do so. We may have to collect and process your Personal Data where necessary for the performance of a contract to which you are party, or when it is necessary for compliance with a legal obligation to which we are subject or where required, with your prior consent. We may also collect and process your Personal Data for Circles’ legitimate interests except where such interests are overridden by your interests or fundamental rights and freedoms.

When collecting and processing your Personal Data, we will provide you with a fair and full information notice or privacy statement about who is responsible for the processing of yourPersonal Data, for what purposes your Personal Data are processed, who the recipients are, what your rights are and how to exercise them, etc., unless it is impossible or it requires disproportionate efforts to do so.

When required by applicable law, we will seek your prior consent (e.g. before collecting any Sensitive Personal Data). 

Legitimate Purpose, Limitation and Data Minimization
Your Personal Data is collected for specified, explicit and legitimate purposes and not further processed in a manner that is incompatible with those purposes. When Circles acts for its own purposes, your Personal Data is processed mainly for, but not limited to, the following purposes: recruitment management, human resources management, accounting and financial management and related controls and reporting, finance, treasury and tax management, risk management, management of employees’ safety, provision of active directory, IT tools or internal websites and any other digital solutions or collaborative platforms, IT support management ,including infrastructure management, systems management, applications, health and safety management, information security management, client relationship management, bids, sales and marketing management, supply management, internal and external communication and events management, compliance with anti-money laundering obligations or any other legal requirements, data analytics operations, legal corporate management and implementation of compliance processes.

Data accuracy and storage limitation
Circles will keep Personal Data that is processed accurate and, where necessary, up to date.  Also, we will only retain Personal Data for as long as necessary for the purposes we collected it for, including for the purposes of satisfying any legal, accounting or reporting requirements and, where required for Circles to assert or defend against legal claims, until the end of the relevant retention period or until the claims in question have been settled. If you want to learn more about our specific retention periods for your Personal Data established in our retention policy you may contact us at circles.privacy@sodexo.com. Upon expiry of the applicable retention period we will securely destroy your personal data in accordance with applicable laws and regulations.

Säkerhet för dina personuppgifter
‍
Vi genomför lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot oavsiktlig eller olaglig ändring eller förlust, eller från obehörig användning, avslöjande eller åtkomst, i enlighet med vår koncernpolicy för informations- och systemsäkerhet. Vi vidtar, när så är lämpligt, alla rimliga åtgärder baserade på principerna Privacy by design och Privacy by default för att genomföra nödvändiga skyddsåtgärder och skydda behandlingen av Personuppgifter. Vi genomför också, beroende på risknivån för behandlingen, en konsekvensbedömning avseende integritetsskydd ("PIA") för att vidta lämpliga skyddsåtgärder och säkerställa skyddet av Personuppgifterna. Vi tillhandahåller även ytterligare säkerhetsåtgärder för uppgifter som anses vara Känsliga Personuppgifter.

Utlämnande av dina personuppgifter
‍
Vi delar dina personuppgifter under följande omständigheter:
- med Circles -enheter och Sodexo-enheter för de ändamål som beskrivs i denna policy;
- med tredje part inklusive vissa tjänsteleverantörer som vi har anlitat i samband med de ändamål som beskrivs i denna policy och de tjänster vi tillhandahåller; -
- med företag som tillhandahåller tjänster för penningtvätt och terroristfinansieringskontroller och andra bedrägeri- och brottsförebyggande ändamål och företag som tillhandahåller liknande tjänster, inklusive finansiella institutioner och tillsynsmyndigheter med vilka sådana personuppgifter delas;
- med domstolar, brottsbekämpande myndigheter, tillsynsmyndigheter, statliga tjänstemän eller advokater eller andra parter där det är rimligt nödvändigt för att fastställa, utöva eller försvara ett rättsligt eller skäligt anspråk, eller för en konfidentiell alternativ tvistlösningsprocess;
- med tjänsteleverantörer som vi anlitar inom eller utanför Circles, nationellt eller utomlands, t.ex.t.ex. delade servicecenter, för att behandla Personuppgifter för något av de ändamål som anges ovan för vår räkning och endast i enlighet med våra instruktioner;
- om vi säljer eller köper någon verksamhet eller tillgångar, i vilket fall vi kan lämna ut dina Personuppgifter till den potentiella säljaren eller köparen av sådan verksamhet eller tillgångar till vilken vi överlåter eller överför någon av våra rättigheter och skyldigheter.

Internationella överföringar av personuppgifter
Europeisk dataskyddslag tillåter inte överföring av Personuppgifter till tredje länder utanför EES som inte säkerställer en adekvat nivå av dataskydd. Vissa av de tredjeländer där Circles är verksamt utanför EES tillhandahåller inte samma nivå av dataskydd som det land där du är bosatt och erkänns inte av Europeiska kommissionen som att tillhandahålla en adekvat skyddsnivå för enskildas dataskyddsrättigheter. För överföringar av dina personuppgifter till sådana länder, antingen till enheter inom eller utanför Circles, har Circles infört en adekvat säkerhetsåtgärd för att skydda dina personuppgifter. Du kommer att få mer information om eventuell överföring av dina personuppgifter utanför Europa vid tidpunkten för insamlingen av dina personuppgifter genom lämpliga sekretessmeddelanden. För ytterligare information, inklusive en kopia av de dokument som används för att skydda din information, vänligen kontakta oss på circles.privacy@sodexo.com.

Cookies
Vissa av våra webbplatser kan använda "cookies". Cookies är textstycken som placeras på din dators hårddisk när du besöker vissa webbplatser. Vi kan använda cookies för att berätta för oss, till exempel, om du har besökt oss tidigare eller om du är en ny besökare och för att hjälpa oss att identifiera funktioner som du kan ha störst intresse av. Cookies kan förbättra din onlineupplevelse genom att spara dina preferenser medan du besöker en webbplats. När du besöker våra webbplatser kommer vi att informera dig om vilka typer av cookies vi använder och hur du kan inaktivera sådana cookies. När det krävs enligt lag kommer du att ha möjlighet att besöka våra webbplatser och vägra användningen av cookies när som helst på din dator. För mer information, se vår cookiepolicy.
‍

Dina rättigheter
Circles har åtagit sig att säkerställa skyddet av dina rättigheter enligt gällande lagar. Nedan hittar du en tabell som sammanfattar dina olika rättigheter:

‍Rätt tilltillgång och rättelse
‍Dukan begära en kopia av de personuppgifter vi har om dig. Du kan också begära rättelse av felaktiga personuppgifter eller att ofullständiga personuppgifter kompletteras.

Rätt till radering
‍Dinrätt att bli bortglömd ger dig rätt att begära radering av dina personuppgifter i fall där:
1. uppgifterna inte längre är nödvändiga för det ändamål för vilket de samlades in;
2. du väljer att återkalla ditt samtycke;
3. du invänder mot behandlingen av dina personuppgifter;
4. dina personuppgifter har behandlats olagligt;
5. det finns en rättslig skyldighet att radera dina personuppgifter;
6. radering krävs för att säkerställa överensstämmelse med tillämpliga lagar.
‍
Rätt till begränsning av behandlingen
‍Dukan begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas i de fall då:
1. du bestrider riktigheten i dina Personuppgifter;
2. Circles inte längre behöver dina Personuppgifter för syftet med behandlingen;
3. du har invänt mot behandlingen av legitima skäl.

Rätt till dataportabilitet
‍Dukan i tillämpliga fall begära portabilitet av dina Personuppgifter som du har tillhandahållit Circles i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format, du har rätt att överföra dessa uppgifter till en annan Registeransvarig utan hinder från Circles där:
(a) behandlingen av dina Personuppgifter baseras på samtycke eller på ett avtal; och
(b) behandlingen utförs med automatiserade medel. Du kan också begära att dina personuppgifter överförs till en tredje part som du själv väljer (om det är tekniskt möjligt).

Rätt att invända mot behandling
Du kan invända (dvs. utöva din rätt att "välja bort") mot behandlingen av dina personuppgifter, särskilt i förhållande till profilering eller marknadsföringskommunikation. När vi behandlar dina personuppgifter på grundval av ditt samtycke kan du när som helst återkalla ditt samtycke.

Rätt att inte bli föremål för automatiserade beslut
‍Duhar rätt att inte bli föremål för ett beslut som enbart grundas på automatiserad behandling, inklusive profilering, som har en rättslig inverkan på dig eller påverkar dig väsentligt.
‍
Rätt att inge klagomål
‍Dukan välja att inge ett klagomål till tillsynsmyndigheten i det land där du är stadigvarande bosatt, arbetar eller där överträdelsen ska ha skett, oavsett om du har lidit skada eller inte. Du har också rätt att lämna in ditt klagomål till de domstolar där Circles enheten har en etablering eller där du har din vanliga vistelseort.

Du kan när som helst utöva någon av ovanstående rättigheter eller kontakta oss med dataskyddsrelaterade frågor eller problem:
- genom att fylla i och skicka den till den allmänna e-postadressen som anges i sekretessmeddelandena och/eller sekretesspolicyerna som tillhandahålls dig vid tidpunkten för insamling av dina personuppgifter eller,
- genom att fylla i och skicka in det särskilda webbformuläret för begäran
‍

Barn
‍
Barn förtjänar särskilt skydd med avseende på deras Personuppgifter, eftersom de kan vara mindre medvetna om de risker, konsekvenser och skyddsåtgärder som berörs och deras rättigheter i samband med Behandling av Personuppgifter. Sådant särskilt skydd bör i synnerhet gälla för användning av barns personuppgifter i marknadsföringssyfte eller för att skapa personlighets- eller användarprofiler och insamling av personuppgifter avseende barn vid användning av tjänster som erbjuds direkt till ett barn. Vi samlar inte in och behandlar inte Barns Personuppgifter utan samtycke från innehavaren av föräldraansvar där så krävs. I synnerhet främjar eller marknadsför vi inte våra tjänster till barn, förutom för specifika tjänster och efter samtycke från innehavaren av föräldraansvaret. Om du tror att vi av misstag har samlat in ett Barns Personuppgifter, vänligen meddela oss via kontaktuppgifterna nedan.

Uppdatering
‍
Vi kan komma att uppdatera denna policy från tid till annan i takt med att vår verksamhet förändras eller rättsliga krav ändras. Om vi gör några betydande ändringar i denna policy kommer vi att publicera ett meddelande på vår webbplats när ändringarna träder i kraft, och i förekommande fall skicka ett direktmeddelande till dig om ändringen.

Kontakta oss
‍
Om du har frågor, kommentarer eller önskemål angående denna policy kan du skicka dem till din lokala kontaktperson för dataskydd på circles.privacy@sodexo.com.
‍

Definitioner

Klagomål avser det klagomål som en registrerad lämnar in till en tillsynsmyndighet eller en domstol om den registrerade anser att hans eller hennes rättigheter enligt tillämplig dataskyddslagstiftning har kränkts.
‍Registreringsansvarig avser den enhet som fastställer ändamål och medel för behandlingen av personuppgifter.
‍EU/EES avser Europeiska unionen/Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.
‍Europeiskdataskyddslagstiftning eller allmän dataskyddsförordning eller GDPR betyder Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG.
‍Lokalkontaktpunkt för dataskydd betyder den person som utsetts av en Circles enhet, med ansvar för att hantera lokala frågor om datasekretess. Denna kontaktpunkt ingår i det globala nätverket för dataskydd.
‍Personuppgifter är all slags information som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person; en identifierbar fysisk person är en person som kan identifieras, direkt eller indirekt, särskilt med hänvisning till en identifierare som ett namn, ett identifikationsnummer, lokaliseringsuppgifter, en onlineidentifierare eller till en eller flera faktorer som är specifika för den fysiska personens fysiska, fysiologiska, genetiska, psykiska, ekonomiska, kulturella eller sociala identitet
.Behandling eller Behandling av Personuppgifter innebär varje åtgärd eller serie av åtgärder som vidtas i fråga om Personuppgifter eller uppsättningar av Personuppgifter, med eller utan hjälp av automatiserade metoder, såsom insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, anpassning eller ändring, hämtning, läsning, användning, utlämning genom överföring, spridning eller annat tillhandahållande, justering eller kombination, begränsning, radering eller förstöring.
‍Privacyby design innebär att när ett nytt digitalt projekt eller en ny affärsmöjlighet initieras, som innefattar behandling av personuppgifter, ska dataskydd beaktas, både vid tidpunkten för definitionen av medel och relaterade lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för behandlingen och vid tidpunkten för genomförandet av själva behandlingen. Samma princip gäller när Circles avser att gå samman med eller förvärva ett företag, det ska se till att principerna för dataskydd respekteras.
‍Privacyby default innebär att personalen ska utbildas för att hantera personuppgifter och genomföra förfaranden för att säkerställa att varje gång personuppgifter behandlas, lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder vidtas för att säkerställa att endast personuppgifter som är nödvändiga för varje specifikt ändamål behandlas (när det gäller mängden data som behandlas, behandlingens omfattning och lagring av data) och görs tillgängliga endast för ett begränsat antal personer som behöver känna till det.
‍Begäran avser en av de mekanismer som GDPR tillhandahåller enskilda för att de ska kunna utöva sina rättigheter (såsom rätten till tillgång, rättelse, radering etc.). En individ kan göra en begäran mot alla enheter som behandlar dennes personuppgifter.
‍Känsligapersonuppgifter som betecknas som "särskilda kategorier av uppgifter" enligt GDPR innebär alla personuppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiösa eller filosofiska övertygelser, medlemskap i fackföreningar och behandling av genetiska uppgifter, biometriska uppgifter för att unikt identifiera en fysisk person, uppgifter om hälsa eller uppgifter om en fysisk persons sexliv eller sexuella läggning. Denna definition omfattar även personuppgifter som rör fällande domar i brottmål och överträdelser.
Tillsynsmyndighet avser en oberoende offentlig myndighet som inrättats av en medlemsstat enligt vad som anges i GDPR.
‍Circles enheter:
Circle Company Associates (registreringsnummer 04-3332351)
Sodexo Circles UK Limited (registreringsnummer: 05244331)
Circles Frankrike (registreringsnummer 482 769 189)
Circles Sverige (registreringsnummer (/organisationsnummer) 556603-2149)